Digitale dokumentationskrav er blevet en fast del af hverdagen for danske virksomheder. Som ejer af en mindre eller mellemstor virksomhed kan det virke uoverskueligt at følge med i alle regler, systemer og deadlines. Men de digitale krav er ikke til at komme udenom, og fejl kan blive dyre. Her får du et overblik over, hvad du som virksomhedsejer bør vide, hvordan du sikrer korrekt dokumentation, og hvor du kan hente hjælp.

Hvorfor er digital dokumentation vigtig?

Digital dokumentation handler først og fremmest om gennemsigtighed og sporbarhed. Myndigheder som Skattestyrelsen og Erhvervsstyrelsen stiller krav til, at virksomheder kan dokumentere alt fra regnskaber og bilag til momsindberetning.

For dig betyder det mindre risiko for fejl og misforståelser, hurtigere sagsbehandling, hvis myndighederne beder om materiale, og bedre styring af økonomien i virksomheden.

Lovkrav og myndighedskrav

Regnskabsloven og bogføring

Alle virksomheder skal bogføre korrekt og opbevare bilag digitalt i minimum fem år. Det betyder, at fakturaer, kvitteringer og andre økonomiske dokumenter ikke længere kan gemmes i en mappe i reolen, men skal være tilgængelige digitalt.

Skattestyrelsens krav

Skattestyrelsen kræver, at moms- og skatteoplysninger indberettes digitalt via TastSelv Erhverv. Dokumentationen skal kunne fremskaffes på anmodning og være overskuelig og korrekt.

Virksomhedsguiden

Virksomhedsguiden.dk samler vejledninger om digital bogføring, e-fakturering og integration til offentlige systemer. Det er et centralt værktøj for virksomheder, der vil sikre, at de følger gældende regler.

Praktiske skridt til at leve op til kravene

Det første skridt er at vælge et digitalt bogføringssystem, der er godkendt af myndighederne, og som automatisk opbevarer bilag sikkert. Dernæst bør du digitalisere alle bilag ved at scanne eller uploade kvitteringer og fakturaer løbende, så du undgår huller i dokumentationen.

Mange moderne systemer tilbyder også automatiserede indberetninger, hvor moms og skat kan sendes direkte til Skattestyrelsens platforme uden manuel indtastning. Endelig er det en god idé at samarbejde med en revisor, som kan hjælpe med at sikre, at regnskab og dokumentation altid lever op til gældende krav.

Konsekvenser ved manglende dokumentation

Hvis du ikke lever op til de digitale dokumentationskrav, kan det få alvorlige konsekvenser. Du risikerer bøder og sanktioner fra myndighederne, forsinket sagsbehandling når Skattestyrelsen efterspørger materiale, og et dårligere overblik over økonomien i virksomheden. Det kan føre til fejl i virksomhedens beslutninger og i værste fald skade virksomhedens troværdighed overfor banker, samarbejdspartnere og investorer.

Hvor kan du finde hjælp?

Skattestyrelsen giver detaljeret information om moms, skat og indberetningsfrister, mens Virksomhedsguiden tilbyder samlet vejledning om digital bogføring og integration med offentlige systemer. Din revisor er samtidig en uvurderlig sparringspartner, der kan hjælpe med systemvalg, opsætning og løbende kontrol.

Konklusion

Digitale dokumentationskrav kan virke komplekse, men de er samtidig en mulighed for at få bedre styr på virksomhedens økonomi. Ved at vælge det rigtige system, digitalisere bilag og samarbejde tæt med din revisor kan du sikre, at virksomheden både lever op til lovgivningen og står stærkere i hverdagen.